Desa Pohkecik memberikan pelayanan surat menyurat yang bisa dijangkau waktu dan tempat melaui media online. SIPENO namanya, singkatan dari Sistem Pelayanan Administrasi Online melalu WA admin. Di era digital saat ini, pelayanan administrasi surat-menyurat semakin berkembang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang semakin dinamis. Salah satu inovasi yang telah diadopsi oleh banyak instansi dan lembaga adalah pelayanan administrasi surat-menyurat online melalui WhatsApp. Inovasi ini tidak hanya mempermudah proses administrasi, tetapi juga menghemat waktu dan biaya bagi masyarakat.
Masyarakat tidak perlu datang ke Kantor Pelayanan Desa Pohkecik, cukup mengirim pesan ke nomor resmi yang telah disediakan. Setelah itu, pemohon surat akan mendapatkan respons petugas untuk mengirimkan dokumen yang diperlukan dalam bentuk foto atau PDF.
Dokumen yang harus dikirim adalah : foto surat pengantar RT, Foto KTP/KK, Keperluan mengurus surat apa. Setelah dibuatkan surat di Kantor Pelayanan Desa Pohkecik, pemohon diberi pilihan mengambil sendiri surat dibalai desa, atau diantarkan ke rumahnya dengan catatan waktu antar sore atau malam hari.
Keuntungan SIPENO adalah : Pertama, akses yang lebih mudah karena hampir setiap orang memiliki aplikasi WA di ponsel. Kedua, kecepatan dalam pengurusan dokumen, di mana pengguna tidak perlu lagi datang ke kantor, sehingga menghemat waktu dan biaya transportasi. Ketiga, transparansi proses karena semua komunikasi terdokumentasi dengan baik di dalam chat WhatsApp.
SIPENO mengakomodasi warga yang ingin mengurus surat akan tetapi pagi-sore mereka bekerja, maka bisa meminta surat RT pada malam hari sebelumnya, kemudian dikirim ke nomor WA admin. Surat dibuat pada keesokan harinya.
Jenis Surat Yang Dapat Dilayani SIPENO
1 Surat Keterangan Tidak Mampu
2 Surat Keterangan Kehilangan
3 Surat Keterangan Usaha
4 Surat Keterangan Belum Pernah Menikah
5 Surat Pengantar SKCK
Untuk surat yang yang membutuhkan verifikasi lebih lanjut, tetap harus datang ke Kantor Pelayanan Desa Pohkecik.
